物業(yè)管理交接的注意事項(xiàng)

2023-01-31 16:25

在物業(yè)管理界，新舊物業(yè)管理公司交接是十分普遍，但為了順利過渡，在交接前有多項(xiàng)不同性質(zhì)工作，必須考慮及處理，以免在舊管理公司離場后新管理公司再跟進(jìn)時(shí)便費(fèi)時(shí)失事。

在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)方面，新管理公司必須要掌握最新的大廈管理賬項(xiàng)，如收支及資產(chǎn)負(fù)債表，過去的核數(shù)報(bào)告、管理費(fèi)收支方式、欠交管理費(fèi)記錄、銀行來往賬記錄及自動(dòng)轉(zhuǎn)賬等等。在收到各項(xiàng)資料后，新公司再自行分析現(xiàn)時(shí)財(cái)務(wù)狀況及未來各項(xiàng)預(yù)算支出，如有問題或未清晰之處盡快接觸舊管理公司負(fù)責(zé)單位商議。

在工程方面，新管理公司將會(huì)接收各類圖則資料主要包括一般樓層平面圖，機(jī)電設(shè)施圖及使用手冊，大廈結(jié)構(gòu)圖或任何對管理大廈有需要的設(shè)計(jì)圖、翻新圖及維修圖，顧問報(bào)告，投標(biāo)工程文件，測試報(bào)告，保固期及其他證明書等作日后在管理工作上參考使用。在設(shè)備使用保養(yǎng)上，其他亦包括各類工具使用記錄及工程物料記錄等。

在大廈運(yùn)作方面，新管理公司亦會(huì)要求舊管理公司或透過法團(tuán)提供大廈業(yè)主及租戶登記資料記錄、業(yè)主守則、裝修指南、物料及工具清單及儲(chǔ)存位置、現(xiàn)時(shí)保養(yǎng)商及合約資料、各類設(shè)施房門匙清單等。關(guān)于進(jìn)行中的工程項(xiàng)目亦必須列出項(xiàng)目資料如位置、工程價(jià)目施工細(xì)則、支出方式及預(yù)算完工日期等，并提交有關(guān)工程文件副本以方便新公司立即在接手后跟進(jìn)。

此外，新管理公司亦會(huì)要求現(xiàn)時(shí)大廈保險(xiǎn)單的資料，如水火險(xiǎn)、公眾責(zé)任保險(xiǎn)及現(xiàn)金損失保險(xiǎn)等，以作參考或續(xù)期保險(xiǎn)用。

以上種種是新舊管理公司在交接時(shí)必須處理事項(xiàng)，其他工作種類繁多，如人員去留商談、發(fā)出轉(zhuǎn)換公司通告給業(yè)主或保養(yǎng)商、公共地方水電轉(zhuǎn)名及交接后聯(lián)系安排等多種工作亦要雙方公司合作預(yù)早處理。

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